El poderoso tablero Kanban en la gestión de tareas

kanban-board-simpleUno de las metodologías con mayor difusión y aplicación en diversas áreas profesionales es Kanban para la gestión de tareas y trabajo en progreso, aquí un video si es que no estas muy al tanto de que es:

El tablero kanban es una herramienta que ayuda a implementar la metodología del mismo nombre en un proyecto, este tablero es una variación de lo que son las famosas tarjetas kanban, usadas en producción y almacenaje, que van adjuntadas al producto y van trasladándose etapa por etapa (aquí un ejemplo de las tarjetas):

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Y aquí un video de como se usa las tarjetas Kanban en una línea de producción:

Existen muchos tipos de tableros Kanban, que pueden tener columnas para diversos propósitos (pendientes, pruebas, desarrollo, pendientes de aprobación, realizadas, entre otras) y puede incluir subcolumnas, con diversos parámetros adicionales (capacidad máxima, prioridades, limitaciones, alertas) y cualquier otro tipo de indicador que permita hacer visible el trabajo en progreso.

Esta flexibilidad en el tablero kanban lo convierte en algo confuso al principio e incluso tedioso que puede convertirse en una resistencia al cambio sobre todo cuando se quiere utilizar por primera vez.

Cómo empezar a usar el tablero Kanban en pasos sencillos

  • Empieza usando la versión más simple de todas: tres columnas, una para las tareas pendientes, otra para las que están en progreso y una tercera para las terminadas
  • Es mejor empezar con un tablero físico, que se puede confeccionar con materiales sencillos: plumones, hojas, cintas. Puede ser de tamaño personal que pueda caber en tu escritorio, en una pizarra, o incluso en una ventana, para ello las tarjetas pueden ser esas notas adhesivas de colores.
  • Si vas a empezar a usar en tus tareas personales o tareas de equipo concéntrate en poner todas las tareas pendientes, si durante el desarrollo de alguna tarea, se te viene a la mente alguna otra, inmediatamente agrégala a tu columna de pendientes.
  • Ordena las tareas pendientes por prioridad, puedes usar colores si se te hace más simple o puedes ponerles algún numero en las esquinas que indique la prioridad.
  • Cada vez que vas a iniciar con una tarea, coloca la nota en la columna de “En progreso”, puedes aprovechar la nota para poner algunos criterios de aceptación, es decir que cosas debe cumplir la tarea para avanzar a la siguiente columna (en esta versión simple, que cosas tienen que cumplirse para considerar que la tarea esta concluida).
  • Evita llenarte de tareas “en progreso”, buscando siempre tener esta columna vacía, si es que una tarea pasa mucho tiempo en esa columna, indica que es una tarea que probablemente tenga que volver a la columna de pendientes o apresurarse en concluirla.
  • Una vez concluida la tarea y haberte asegurado que todos los criterios para considerarla terminada se hayan cumplido, trasládala hacia la columna de concluidas, esto servirá para medir cuantas tareas ya fueron terminadas y visualizar tu progreso.
  • Aprovecha las notas para llevar un registro del tiempo en que te demoro en terminar una tarea, eso te ayudará a evaluarte y buscar mejorar continuamente tus tiempos.
  • No busques una herramienta informática para gestionar un tablero kanban, hasta que no tengas la costumbre de usarlo, no te servirá de nada tener una plataforma mas que atender si no estas acostumbrado al tablero, lo hará más complejo y lo abandonaras rápidamente, sin aprovechar su potencial.

Estas son mis recomendaciones para empezar a trabajar con el tablero Kanban, es importante notar de que este tablero no es excluyente y que puede ser usado con cualquier metodología de desarrollo o gestión de proyectos, incluso se puede utilizar para tareas del hogar o para tareas personales.

Nota: Si buscas una herramienta en línea para gestionar Kanban, hay muchas opciones de pago y gratuitas, elegir una para el trabajo en equipo dependerá del contexto, así que prefiero no hacerlo. Pero si se desea aplicar para contexto personal o pequeños proyectos no esta mal darle un vistazo a Trello que incluso tiene una aplicaciones para el smartphone.

Actualización: Este es un ejemplo de cómo se gestiona un tablero kanban, en un sprint de dos semanas, en un video de pocos segundos

Happy task management ;)

6 thoughts on “El poderoso tablero Kanban en la gestión de tareas

  1. Robert

    Usted ha mencionado una aplicación Trello. ¿Alguna vez ha tratado de cualquier otra solución web para el método Kanban? Te recomiendo que pruebes Kanban board form Kanban Tool.

  2. Jorge

    Hola Sergio muy interesante el articulo, estuve empapándome de kanban pero me queda algunas dudas tal vez tu puedas disiparlas.

    1. Con lo que respecta a la documentacion del sw. Se hace ?
    2. Los entregables . Son los módulos del proyecto ?
    3. Métricas de kanban . Como ir viendo la mejora de procesos con respecto a la estimación del tiempo.

    Gracias de antemano por tu tiempo y la molestia de responder

  3. neosergio Post author

    Gracias Jorge por el comentario, te respondo rápidamente las preguntas:
    1. La documentación del software se hace, es una tarea más. La sugerencia es hacer la documentación progresivamente, es decir que se vaya construyendo a la par que se construye el software.
    2. No necesariamente los entregables son los modulos del proyecto, basta con entregar partes funcionales, pueden ser partes de los módulos que a pesar de estar incompletos, funcionen.
    3. Con respecto a las métricas puedes tener un control del tiempo en que demora en pasar una tarea de una columna a la otra, así puedes hallar la velocidad de trabajo promedio, lo cual también puede medirse por cada miembro de equipo si se desea algo más completo.

    Es muy flexible, así que existen muchas formas de combinar kanban con otras metodologías, no es excluyente.

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